Ενημερωτικό Δελτίο - Κανονισμός

ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΚΟΙΝΟΤΗΤΑ ΛΟΥΞΕΜΒΟΥΡΓΟΥ

ΤΟΜΕΑΣ ΕΝΗΜΕΡΩΣΗΣ

Κανονισμός Λειτουργίας της Ομάδας Εργασίας “Κανάλι 30”

Έκδοση 1η - Νοέμβριος 2007

1. Εισαγωγή

Μια από τις βασικότερες δραστηριότητες της Ελληνικής Κοινότητας αποτελεί η ενημέρωση όλων των Ελλήνων του Λουξεμβούργου.

Η ομάδα εργασίας “Κανάλι 30” (από τον διεθνή τηλεφωνικό κωδικό της Ελλάδας) έχει ως σκοπό να καλύψει τις ανάγκες των Ελλήνων στον τομέα της ενημέρωσης, διασφαλίζοντας σταθερή και συνεχή ενημέρωση αξιοποιώντας όλα τα δυνατά μέσα.

Η ομάδα συνεργάζεται και με την συντακτική/συντονιστική επιτροπή (ΣΣΕ) του περιοδικού, για την όσο το δυνατόν καλύτερη προβολή των δραστηριοτήτων της Ελληνικής Κοινότητας.

Αντικείμενο της ομάδας εργασίας “Κανάλι 30” είναι η σύνταξη, διανομή και αποστολή του ενημερωτικού δελτίου της Κοινότητας και η συντήρηση και ενημέρωση της δικτυακής πύλης. Άλλες μορφές ενημέρωσης μπορούν να ενταχθούν υπό την ευθύνη της ομάδας, μετά από απόφαση του Δ.Σ. (ραδιοφωνική εκπομπή, ηλεκτρονικά μηνύματα SMS, κλπ).

Συντονιστής και Υπεύθυνος της ομάδας είναι ο υπεύθυνος του Τομέα Ενημέρωσης του Δ.Σ. της Κοινότητας ενώ την ευθύνη για το περιεχόμενο των ενημερωτικών δελτίων και της δικτυακής πύλης έχει το διοικητικό συμβούλιο της Ελληνικής Κοινότητας Λουξεμβούργου.

Σκοπός του κανονισμού αυτού είναι να καθορίσει το πλαίσιο λειτουργίας της ομάδας εργασίας.

2. Ενημερωτικό Υλικό

Το ενημερωτικό υλικό που διανέμεται μέσω της Ελληνικής Κοινότητας Λουξεμβούργου περιλαμβάνει πληροφορίες που ανήκουν σε μία ή περισσότερες από τις παρακάτω κατηγορίες:

• Ανακοινώσεις της ελληνικής πρεσβείας και των επίσημων ελληνικών αρχών (Προεδρία της Δημοκρατίας, Υπουργεία, κλπ).
• Ανακοινώσεις και δελτία τύπου της Ελληνικής Κοινότητας (Γενικές Συνελεύσεις, Πρακτικά συνεδριάσεων του Διοικητικού Συμβουλίου, Εκλογές, κλπ)
• Εκδηλώσεις της Ελληνικής Κοινότητας ή άλλων ελληνικών συλλόγων / φορέων στην ευρύτερη περιοχή του Λουξεμβούργου (χοροί, συναυλίες, θεατρικές παραστάσεις, κινηματογραφικές προβολές, ομιλίες, συγκεντρώσεις, συνελεύσεις κλπ).
• Ανακοινώσεις και δελτία τύπου άλλων φορέων, οργανώσεων και συλλόγων της ευρύτερης περιοχής του Λουξεμβούργου, που ενδιαφέρουν τους Έλληνες (ελληνικοί σύλλογοι ευρύτερης περιοχής, του συλλόγου των φίλων της Ελλάδας, άλλων τοπικών συλλόγων κλπ).
• Ιδιωτικές ανακοινώσεις γενικού ενδιαφέροντος (έναρξη/λήξη επιχειρηματικών δραστηριοτήτων, προσφορά / αναζήτηση εργασίας, οργάνωση εκδηλώσεων γενικού ενδιαφέροντος (εκθέσεις, χοροί, κλπ), αθλητικά γεγονότα, μικρές αγγελίες). Το είδος των μικρών αγγελιών καθορίζεται με απόφαση του Δ.Σ. της Κοινότητας.
• Ειδήσεις τοπικού ενδιαφέροντος.

Στο ενημερωτικό υλικό δεν περιλαμβάνονται:

• Διαφημιστικές καταχωρήσεις ή άλλες ανακοινώσεις επιχειρηματικού τύπου (προβολή εμπορικών επιχειρήσεων / δραστηριοτήτων, κλπ).
• Ανακοινώσεις με πολιτικό (κομματικό) περιεχόμενο.
• Ανοιχτές επιστολές.
• Ανακοινώσεις που δεν αφορούν τους Έλληνες του Λουξεμβούργου.

3. Οργανωτική Λειτουργία

• 3.1. Δικτυακή Πύλη

  Το ενημερωτικό υλικό καταβάλλεται προσπάθεια ώστε να προωθείται μέσω της δικτυακής πύλης το συντομότερο δυνατόν. Η ενημέρωση της δικτυακής πύλης είναι συνεχής σε όλη τη διάρκεια του χρόνου, εφόσον αυτό είναι δυνατόν, ανάλογα και με το ανθρώπινο δυναμικό της ομάδας.

• 3.2. Ενημερωτικά Δελτία

  Τα τακτικά ενημερωτικά δελτία εκδίδονται σε 15μέρη βάση, την πρώτη και τρίτη Τετάρτη κάθε μήνα. Ο ακριβής προγραμματισμός καθορίζεται από τον Υπεύθυνο Ενημέρωσης και ανακοινώνεται έγκαιρα σε όλους τους ελληνικούς συλλόγους και φορείς. Οι εκδόσεις των τακτικών ενημερωτικών δελτίων θα καλύπτουν την περίοδο από 01/09 έως 30/06 (εξαιρούνται οι επίσημες αργίες και οι αργίες των Χριστουγέννων και του Πάσχα).
  Οι έκτακτες εκδόσεις των ενημερωτικών δελτίων προβλέπονται μόνο για θέματα μείζονος σημασίας. Οι έκτακτες εκδόσεις θα γίνονται μόνο με ηλεκτρονικά μηνύματα (emails) εφόσον τα χρονικά περιθώρια καθιστούν αδύνατη την αποστολή με το ταχυδρομείο.

• 3.3. Άλλες μορφές ενημέρωσης

  Το ενημερωτικό υλικό μπορεί να προωθείται και μέσω του περιοδικού της Κοινότητας, του τοπικού έντυπου και ηλεκτρονικού τύπου, ανάλογα με τη σπουδαιότητα της κάθε ανακοίνωσης και τις ανάγκες για προβολή.

4. Προώθηση Ενημερωτικού Υλικού

• 4.1 Συντονιστής / Υπεύθυνος Ομάδας

  Το Δ.Σ. ορίζει τον Υπεύθυνο του Τομέα Ενημέρωσης, ο οποίος και αναλαμβάνει ως συντονιστής της ομάδας εργασίας για τον τομέα της ενημέρωσης. Στα καθήκοντα του συμπεριλαμβάνονται:

  • Η συγκρότηση, ο συντονισμός και ο επιμερισμός των εργασιών στα μέλη της ομάδας
  • Η τακτική επαφή και επικοινωνία με τους άλλους ελληνικούς φορείς και συλλόγους για θέματα ενημέρωσης
  • Η πιστοποίηση της προέλευσης του ενημερωτικού υλικού και η διασταύρωση των πληροφοριών, όπου αυτό κρίνεται απαραίτητο.
  • Ο έλεγχος του περιεχομένου των ενημερωτικών δελτίων και της δικτυακής πύλης, σύμφωνα με τις κατηγορίες που καθορίζονται στην παράγραφο 2.
  • Η συλλογή στατιστικών στοιχείων.

• 4.2 Συγκρότηση

  Ο αριθμός των μελών της ομάδας δεν είναι περιορισμένος. Στις παραγράφους που ακολουθούν, περιγράφονται μια σειρά από εργασίες που θα μπορούσαν να ανατεθούν στα μέλη της ομάδας:

  4.2.1 Συντήρηση / ενημέρωση της δικτυακής πύλης

  Στις εργασίες συντήρησης και ενημέρωσης περιλαμβάνονται όλες οι εργασίες σχετικά με το περιεχόμενο, τη δομή και την εμφάνιση των πληροφοριών στη δικτυακή πύλη. Ενδεικτικά, η δικτυακή πύλη περιλαμβάνει νέα και ανακοινώσεις της Κοινότητας και των άλλων ελληνικών φορέων, ημερολόγιο εκδηλώσεων, φωτογραφικό αρχείο, αρχείο Ελλήνων επαγγελματιών, τα πρακτικά των συνεδριάσεων του Δ.Σ. και των Γενικών Συνελεύσεων, πληροφορίες σχετικά με τους ελληνικούς φορείς και συλλόγους στο Λουξεμβούργο, πληροφορίες για τις αεροπορικές συνδέσεις, τα ραδιοτηλεοπτικά προγράμματα και πλήθος άλλων ενημερωτικών πληροφοριών, όπως καθορίζονται στην παράγραφο 2.

  4.2.2 Σύνταξη ενημερωτικών δελτίων

  Η σύνταξη των τακτικών ενημερωτικών δελτίων γίνεται με βάση του υλικό που έχει συγκεντρωθεί μέχρι το απόγευμα της προηγούμενης Δευτέρας.
  Δεν προωθούνται εικόνες ή άλλα ογκώδη επισυναπτόμενα κείμενα, εκτός αν αυτό κριθεί απαραίτητο. Τα κείμενα πρέπει να είναι στα ελληνικά ή/και στα γαλλικά.
  Τα κείμενα μπορεί να περικόπτονται, αν αυτό κριθεί απαραίτητο για την τελική σύνταξη των ενημερωτικών δελτίων.
  Η δομή των ενημερωτικών δελτίων θα διατηρεί σταθερό τον τρόπο παρουσίασης των κειμένων καθιστώντας ευκολότερη την ανάγνωσή τους.
  Πριν την αποστολή του δελτίου θα πρέπει αυτό να ελέγχεται από τον υπεύθυνο του τομέα ενημέρωσης και να τίθεται υπόψη του Δ.Σ., τουλάχιστον μια μέρα πριν την αποστολή.

  4.2.3 Αποστολή ενημερωτικών δελτίων

  Τα ενημερωτικά δελτία θα διανέμονται με τους παρακάτω τρόπους:

  • Με ηλεκτρονικά μηνύματα (emails), για όσα μέλη υπάρχει ηλεκτρονική διεύθυνση.
  • Με ταχυδρομικές επιστολές, για όσα μέλη δεν υπάρχει ηλεκτρονική διεύθυνση αλλά υπάρχει διεύθυνση αλληλογραφίας.
  Επίσης, τα ενημερωτικά δελτία θα είναι διαθέσιμα στους χώρους όπου συγκεντρώνονται/συχνάζουν Έλληνες (ιερός ναός, πρεσβεία, ελληνικά εστιατόρια κλπ).

  4.2.4 Φωτογραφική κάλυψη εκδηλώσεων

  Οι φωτογραφίες των εκδηλώσεων θα προβάλλονται μέσω του αρχείου φωτογραφιών της δικτυακής πύλης και θα αρχειοθετούνται για το ιστορικό αρχείο της Κοινότητας. Εάν υπάρχει δυνατότητα, θα μπορεί να γίνεται και βιντεοσκόπηση των εκδηλώσεων.

  4.2.5 Συλλογή ειδήσεων και πληροφοριών

  Στις εργασίες συλλογής ειδήσεων περιλαμβάνεται η παρακολούθηση της επικαιρότητας και των τοπικών μέσων, με σκοπό την αποδελτίωση και συλλογή σημαντικών ειδήσεων που ενδιαφέρουν και τους Έλληνες (σημαντικές πολιτιστικές εκδηλώσεις, νομοθετικές ρυθμίσεις, κλπ).

  4.2.6 Συνεργασία με το περιοδικό της Κοινότητας

  Η συνεργασία της ομάδας αφορά τον τομέα της προβολής των δραστηριοτήτων της Κοινότητας. Στην συντακτική/συντονιστική επιτροπή του περιοδικού θα προωθείται το σχετικό υλικό για τις εκάστοτε δραστηριότητες (δελτία τύπου, αφίσες, φωτογραφίες, κλπ).

5. Αρχείο ηλεκτρονικών και ταχυδρομικών διευθύνσεων

Για τις ανάγκες της προώθησης του ενημερωτικού υλικού, η Ελληνική Κοινότητα τηρεί αρχείο ηλεκτρονικών και ταχυδρομικών διευθύνσεων. Η ενημέρωση του αρχείου γίνεται με βάση τις αιτήσεις εγγραφής νέων μελών, τις εγγραφές μελών της δικτυακής πύλης, τις ταχυδρομικές διευθύνσεις που εμφανίζονται στον τραπεζικό λογαριασμό με τις εντολές πληρωμών, τα στοιχεία που υπάρχουν δημοσιευμένα στους τηλεφωνικούς καταλόγους και την ενημέρωση από άλλους ελληνικούς φορείς, συλλόγους και οργανώσεις.
Το αρχείο χρησιμοποιείται αποκλειστικά για την προώθηση του ενημερωτικού υλικού στα μέλη της Κοινότητας.
Τα προσωπικά δεδομένα που συλλέγει η Ελληνική Κοινότητα Λουξεμβούργου δεν χρησιμοποιούνται για άλλους σκοπούς εκτός από αυτούς που αναφέρονται στον παρόντα κανονισμό.
Όσοι δεν επιθυμούν να λαμβάνουν τις ανακοινώσεις της Ελληνικής Κοινότητας παρακαλούνται να απαντούν είτε με ηλεκτρονικό μήνυμα είτε με ταχυδρομική επιστολή και να αναφέρουν ότι δεν επιθυμούν να λαμβάνουν τα ενημερωτικά δελτία.
Το αρχείο τηρείται με ευθύνη του Γραμματέα του Δ.Σ. της Κοινότητας.

6. Προμήθεια Υλικού

Ο Υπεύθυνος Υλικού της Κοινότητας μεριμνά για την προμήθεια των υλικών για τις ανάγκες της ομάδας (χαρτικά, φάκελοι, γραμματόσημα, σφραγίδες, κλπ), σύμφωνα με τις ανάγκες που καθορίζονται από τον Υπεύθυνο της ομάδας.
Όλες οι εντολές πληρωμής εκτελούνται και ελέγχονται από τον Ταμία της Κοινότητας.

7. Όροι Χρήσης - Πνευματικά Δικαιώματα

Το ενημερωτικό υλικό και το περιεχόμενο της δικτυακής πύλης, εφόσον δεν διευκρινίζεται διαφορετικά, διανέμεται χωρίς περιοριστικούς όρους και μπορεί να χρησιμοποιηθεί και να αναπαραχθεί ελεύθερα, με την προϋπόθεση ότι δεν αλλοιώνεται και αναφέρεται η πηγή προέλευσης (Ελληνική Κοινότητα Λουξεμβούργου).

8. Στοιχεία Επικοινωνίας

Για την επικοινωνία με την ομάδα εργασίας “Κανάλι 30” θα χρησιμοποιούνται οι εξής διευθύνσεις: Ηλεκτρονική διεύθυνση: [email protected]
Ταχυδρομική διεύθυνση:
Communauté hellénique de Luxembourg asbl
BP 2316
L-1023 Luxembourg

8. Ρυθμιστικές Διατάξεις

(α) Ο κανονισμός μπορεί να τροποποιηθεί με απόφαση του Δ.Σ. της Ελληνικής Κοινότητας.
(β) Όσα θέματα δεν καλύπτονται από αυτόν τον κανονισμό, θα επιλύονται με απόφαση του Δ.Σ. της Κοινότητας.
(γ) O παρών κανονισμός τίθεται σε ισχύ την 1η Ιανουαρίου 2008

Για το Δ.Σ της Ελληνικής Κοινότητας Λουξεμβούργου,
Ο Πρόεδρος / Ο Γραμματέας
Κωνσταντίνου Μάρκος / Δηλαβεράκης Αναστάσιος